僕の会社のディレクターが、一番使うソフトは、ズバリ「メーラー」だ。
一日の業務の内、トータルで一時間以上、メーラーを開いてメールを打っている。
客先とのやりとりは、もちろんのこと、社内のコミュニケーション、議事録のやりとりなどもメールで行う。
なので、個人個人、メールの使い方がかなり洗練されている。
会社では、Thunderbirdが推奨されている。
無料メールソフト Thunderbird - かしこい情報整理術・迷惑メール対策
http://mozilla.jp/thunderbird/
Thunderbirdの何がよいかというと、やはり一番の特徴は豊富なアドオン（追加機能）である。
各個人が使いやすいようにカスタマイズできる。
ファイル圧縮を簡単にできる。Auto Zip Attachments
http://journal.mycom.co.jp/articles/2008/07/23/attachments/
あて先に間違いがないか、送信前にチェック Confirm-Address 1.2.1
https://addons.mozilla.org/ja/thunderbird/addon/5582
上記の二つは特に愛用している。
二番目の特徴は、雑多になりがちなメールボックスを効率的に管理できることだ。
これは、自分でフォルダをつくって、フィルタをかけてなど、gmailと同じ考え方。
これをするとしないで、業務スピードは大きく変わる。
フォルダわけ、フィルタ分けは、性格がでるところだと思う。
私のメール術
一日に見る件数は、10通や20通ではなく、数えたことはないけれど、100件軽くを超える。
効率的なメールの処理の仕方。
・未読を残さない。⇒すべて既読にする
・確認が必要なメールは、未読に戻す。
・返信が必要だが、考えるのに時間がかかるものは、下書き保存する。
・ルーチンワークは、原稿のテンプレートを作成しておき、それを利用する。
これは、結構ポイント。そして、大事なのは、未読部分を全部、サラッと目を通して
全体のボリュームを確認し、判断して、作業の順位付けをすること。
これで、重要なメールを後回しにすることが少なくなる。
一日の大半をメールを打つことにとられるので、効率化が大事である。
