羅針盤-Webディレクターblog: 1月 2008

2008年1月26日土曜日

スケジュール管理とリスク管理

最近は、毎日、ほぼ終電の生活なので
読書ができない。

まぁ、通勤の時間にすればいいのだけれど、
毎日、終電だと朝は気分転換に、音楽やラジオを聴きたくなる。
最近は、もっぱら、podcastingだ。

TBSラジオのお笑い芸人がやってる番組を毎日聞いている。
爆笑問題
アンタッチャブル
加藤浩次
おぎやはぎ
伊集院光
バナナマン

どれもこれもおもしろい。

朝の通勤時間の音楽鑑賞は至福の時。
ここ最近は、ジャズギタリストの
グラントグリーンの「グリーンストリート」
吉田美和「ビューティアンドハーモニー」
フライドプライド
などをよく聞いている。

さて、今回は、スケジュール管理と、タスク管理について考えてみる。
スケジュール管理は、別に管理者だけがやればいいものではない。
日々の仕事の中で、自分自身のスケジュール管理をすることが大事である。

1.スケジュール管理は、なぜ必要か？

この仕事はいつまでにやらないといけないかを明確にしておく。
タスクが複数になったとき、スケジュール管理は重要になってくる。
体は、一つである。
自分がつかえるリソースは限られている。
その中で、どううまくコントロールするか？

具体的な、数値や表がないと、人を説得することはできない。
なぜ、このスケジュールだとできないのか？
なぜ、このタスクだと、もっと人が必要なのか？

考える材料が必要だ。

僕らの仕事は常に理由付けを必要としている。
なぜ、このデザインにするのか？
なぜ、このようなインターフェースなのか？

それと同じこと。
作業を明確化していかないと、
目の前の作業に追われるだけになる。

すると、いつもいっぱいいっぱいだし。
当然、残業も増えてくる。

スケジュールを、意識することで、今、自分がなにをすべきなのか？
そして、仕事のボリュームを意識するようになる。
すると、仕事は効率的にまわるし、リスク管理が自然とできてくる。

話を一歩すすめると
本当の理想は、スケジュールを全体で共有して
仕事が平均化することだ。

2.スケジュール管理の仕方。

僕はもっぱら、エクセルだ。

会社では、グループウェアがあるので、
自分のスケジュールについてはグループウェアにも記載するが、
案件ベースでは、記載できないのでエクセルが一番よい。

だって、自由にかけるもの。

スケジュールは、カレンダーを用いるのがよい。
それも、一ヶ月単位ではなく。
月を跨いだもの。

すると、時間間隔が明確になっていく。
休日は、作業できないので、実質必要な日にちも明確になっていく。

スケジュールとは、明確にしていく作業のことだ。

すると、このエクセルでスケジュールを引く作業が
タスクを洗い出すという作業に落ちていく。

上流から下流へと、
全体から詳細へと
ブレイクダウンしていく。

それが、エクセルというツールで完結できるところが
僕の気に入っているところ。

3.振り返って自分は

で、自分はどうなんだ？
というところだが、
正直、忙しくなってくると
スケジュール管理がおろそかになる。

だから、毎日、就業の前にノートを広げる。

で、今日一日のやることを確認。
（できるかな？できないかな？ドキドキドキドキ）

忙しいときほど、自分のスケジュール管理はしっかりと！

これは、はっきりいって、自分に言い聞かせていること！